ISO merupakan dokumen standar yang membutuhkan persyaratan tertentu atau checklist untuk mengukur seberapa siap dan mampu sebuah organisasi dalam mengimplementasikan dokumen standar ISO, termasuk ISO 37001. Checklist dokumen implementasi ISO 37001 mencakup beberapa hal, diantaranya yaitu komitmen, pemahaman terhadap standar dokumen ISO 37001, dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam implementasi ISO 37001, bukti pelaksanaan, perbaikan, hingga tinjauan manajemen yang seluruh mengacu pada dokumen standar ISO 37001.
Checklist Dokumen Implementasi ISO 37001
Sebelum mengetahui checklist dokumen ISO 37001, mari ketahui definisi checklist dokumen terlebih dahulu. Checklist dokumen merupakan daftar yang berisi item-item dokumen yang harus diperiksa atau dilengkapi, dan digunakan sebagai alat untuk memverifikasi kelengkapan dokumen pada suatu proses atau keperluan tertentu. Ini membantu semua dokumen yang diperlukan ada, sehingga proses bisa berjalan lancar dan sesuai standar.
Baca juga: Pahami Indikator dalam Penerapan ISO 37001 di Perusahaan Anda!
Seperti yang sudah disinggung di atas, untuk menilai komitmen suatu organisasi dalam menerapkan ISO 37001, maka diperlukan checklist dokumen untuk mengetahui item-item apa saja yang sudah dipenuhi oleh organisasi. Berikut beberapa checklist item-item dokumen implementasi ISO 37001:
1. Dokumen Kebijakan dan Komitmen
a. Kebijakan Anti Penyuapan (Anti-Bribery Policy)
b.Pernyataan komitmen pimpinan terhadap penerapan SMAP
c. Kode etik dan perilaku (code of conduct)
d. Kebijakan whistleblowing atau pelaporan pelanggaran
2. Dokumen Perencanaan & Risiko
a. Register risiko penyuapan (Bribery Risk Register)
b. Metode atau prosedur penilaian risiko penyuapan
c. Dokumen hasil identifikasi dan evaluasi risiko
d. Rencana pengendalian risiko penyuapan
3. Dokumen Struktur & Tanggung Jawab
a. Struktur organisasi SMAP
b. Deskripsi tugas dan tanggung jawab (job description)
c. Penunjukkan fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (Anti Bribery Compliance Officer)
d. Matriks wewenang dan tanggung jawab
4. Dokumen Prosedur Operasional SMAP
a. Prosedur Due Diligence (pihak ketiga, proyek, mitra bisnis)
b. Prosedur pemberian hadiah, donasi, dan sponsorship
c. Prosedur pengendalian konflik kepentingan
d. Prosedur penanganan dan investigasi pelanggaran penyuapan
e. Prosedur pelaporan dan tindak lanjut whistleblowing
f. Prosedur komunikasi dan pelatihan SMAP
g. Prosedur audit internal dan tinjauan manajemen
5. Dokumen Pendukung dan Rekaman
a. Catatan pelatihan anti penyuapan
b. Catatan evaluasi risiko dan hasil audit internal
c. Notulen tinjauan manajemen
d. Laporan investigasi dan tindak lanjut kasus
e. Daftar hadiah atau donasi yang diterima
f. Rekaman komunikasi kebijakan anti penyuapan
6. Dokumen Evaluasi & Peningkatan
a. Rencana audit internal SMAP
b. Laporan audit internal SMAP
c. Tindakan koreksi dan pencegahan
d. Rencana peningkatan berkelanjutan (Continuous Improvement Plan)
Bagi perusahaan yang berkomitmen pada pemberantasan praktik korupsi di dalam organisasi, maka perlu Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) yang dapat mengidentifikasi, mencegah, dan menangani tindakan suap yaitu ISO 37001. Untuk mengimplementasikan ISO 37001, diperlukan checklist dokumen untuk menilai komitmen dan pemenuhan penerapan ISO 37001. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait ISO 37001, kunjungi website berikut ini globalindokarya.com. Tim kami tidak hanya memberikan saran dan rekomendasi terbaik, tetapi juga memberikan pelatihan dan pendampingan untuk meraih sertifikasi ISO dengan harga yang terjangkau.